Seluk-beluk komunikasi bisnis melalui telepon

Seni komunikasi bisnis merupakan aspek penting dari negosiasi dan tidak kehilangan relevansinya selama bertahun-tahun. Intensitas komunikasi bisnis melalui telepon semakin meningkat dari tahun ke tahun. Dan dengan perkembangan komunikasi seluler, itu menjadi salah satu cara komunikasi utama. Untuk menguasai keterampilan percakapan telepon, penting untuk mengetahui seluk-beluk dan aturan komunikasi bisnis.

Telepon memainkan peran penting di dunia modern, karena dengan bantuannya kita berkomunikasi dengan kerabat, teman, kolega, manajemen, dan mitra bisnis.

Jadi, selama percakapan dengan lingkaran orang tertentu, seseorang menggunakan metode komunikasi yang tepat dan, misalnya, tidak akan pernah berdialog dengan bosnya, seperti dengan teman dekat. Dalam situasi ini, jenis komunikasi yang lebih formal digunakan.

Etiket bisnis juga harus digunakan oleh karyawan yang melakukan survei sosiologis terhadap populasi, menerima telepon dari pelanggan atau bernegosiasi di telepon. Seringkali percakapan telepon yang berhasil menjadi kunci hubungan bisnis yang baik. Dan bahkan citra perusahaan mungkin bergantung sepenuhnya pada kemampuan karyawan untuk melakukan dialog yang kompeten di telepon.

Saat ini, sebagian besar panggilan dilakukan melalui perangkat seluler. Menggunakan alat komunikasi ini, Anda harus mengikuti beberapa aturan.

• Selalu matikan telepon Anda atau atur agar bergetar pada pertemuan bisnis dengan klien, di bioskop, di seminar.
• Perangkat seluler lebih sensitif terhadap suara daripada telepon rumah. Oleh karena itu, dalam situasi di mana, saat berada di tempat umum, perlu untuk melakukan percakapan pribadi tanpa gangguan dari luar, Anda cukup berbicara dengan tenang, dan lawan bicara pasti akan mendengar Anda.

• Jangan memasang dering terlalu keras di ponsel Anda. Dia bisa menakuti orang-orang di sekitarnya.
• Cobalah untuk singkat. Di hadapan pihak ketiga, percakapan tidak boleh berlangsung lebih dari 30 detik, jika tidak, ada risiko terlihat tidak sopan di depan seseorang. Jika ada alasan yang baik untuk percakapan telepon, misalnya, penyakit kerabat atau transaksi besar, maka mereka yang hadir harus diberitahu tentang situasi tersebut.
• Hindari percakapan telepon selama makan siang bisnis. Jika ada kebutuhan mendesak untuk menjawab panggilan, maka Anda harus meninggalkan meja dan berbicara di tempat yang tidak terlalu ramai.

Standar etika dalam komunikasi telepon penting untuk operasi perusahaan yang efektif. Budaya percakapan telepon adalah jenis komunikasi bisnis yang khusus. Mengetahui aturan etiket akan membantu memperkuat ikatan bisnis dan meningkatkan profitabilitas organisasi.

• Hal ini diperlukan untuk menyapa orang yang akan melakukan percakapan telepon.Yang paling cocok untuk ini adalah frasa yang terkait dengan waktu ("Selamat pagi", "Selamat siang" atau "Selamat malam").
• Selama percakapan telepon bisnis, penting untuk memantau intonasi Anda sendiri. Agar tidak mengasingkan lawan bicara, Anda perlu berbicara dengan sopan dan tenang, menghindari emosi yang tidak perlu.

• Setelah salam, disarankan untuk memperkenalkan diri dan menyebutkan nama, jabatan, dan organisasi Anda.
• Jika Anda menelepon seseorang, Anda harus selalu mengklarifikasi apakah nyaman baginya untuk berbicara saat ini.
• Menurut standar etika, Anda harus mengangkat telepon setelah dering kedua atau ketiga.
• Selama percakapan, jangan merokok, makan atau minum.
• Jika penelepon tertarik pada karyawan lain dari organisasi, maka percakapan harus diteruskan kepadanya atau fungsi menunggu harus dihidupkan.
• Dalam situasi di mana Anda memiliki nomor yang salah, Anda perlu meminta maaf kepada lawan bicara tanpa mengajukan pertanyaan yang tidak perlu dan segera mengucapkan selamat tinggal.
• Jangan pernah menelepon pagi-pagi sekali, saat istirahat makan siang atau sebelum akhir hari kerja.
• Sekretaris atau asisten dapat membuat atau menjawab panggilan alih-alih manajer.

• Anda dapat menghubungi mitra atau klien ke nomor pribadi hanya jika dia sendiri yang memberi Anda kontaknya. Tetapi pada akhir pekan dan hari libur, panggilan semacam itu dilarang.
• Ada kalanya percakapan terputus karena komunikasi yang buruk. Dalam situasi ini, orang yang menelepon lebih dulu harus menelepon kembali.
• Jangan menarik pembicaraan. Percakapan yang panjang dapat membuat lawan bicaranya bosan dan menimbulkan kebencian. Jika komunikasi tertunda, dan tujuan percakapan tidak tercapai, maka Anda dapat menelepon klien kembali keesokan harinya atau mengatur pertemuan pribadi.
• Setelah percakapan berakhir, disarankan untuk berterima kasih kepada lawan bicara dan dengan sopan mengucapkan selamat tinggal padanya, setelah menanyakan apakah dia memiliki pertanyaan. Tindakan sederhana ini akan melengkapi percakapan dan mendorong kerja sama lebih lanjut.

Anda harus hati-hati mempersiapkan percakapan telepon dan melakukan sejumlah tindakan tertentu. Mari kita lihat lebih dekat poin-poin utamanya.

• Layak untuk memanggil lawan bicara hanya setelah rencana percakapan yang jelas dibuat. Untuk menghilangkan detail kecil, Anda dapat membuat sketsa grafik atau skema.
• Tuliskan pertanyaan penting yang perlu Anda ingat untuk ditanyakan selama proses negosiasi.
• Menyiapkan dokumen yang mungkin diperlukan dalam proses komunikasi (korespondensi, laporan, kontrak).

• Cari tahu terlebih dahulu dari lawan bicara kerangka waktu yang nyaman untuk melakukan panggilan.
• Untuk mencatat informasi yang diterima, siapkan buku catatan atau buku harian.
• Cari tahu daftar umum orang yang akan berpartisipasi dalam percakapan untuk memanggil mereka dengan nama dan patronimik.
• Sebelum menelepon, cobalah untuk menyetel dengan cara yang positif, maka keadaan emosi Anda, tentu saja, harus menyebabkan lokasi lawan bicara.
• Saat melakukan percakapan telepon, pertimbangkan keamanan komunikasi di kantor, karena informasi berharga dapat jatuh ke tangan pesaing.

Ada juga poin yang harus dikecualikan dan tidak diperbolehkan dalam percakapan telepon yang akan datang.

• Tidak perlu membahas masalah bisnis dengan orang yang tidak dikenal atau acak. Lebih baik membuat janji bertemu secara langsung.
• Tidak dianjurkan untuk menuntut keputusan dari orang yang tidak memiliki wewenang untuk melakukannya atau yang percaya sebaliknya.Melalui telepon, dia dapat memberikan persetujuan, meskipun dia akan menentang keputusan ini.
• Anda tidak boleh menyuarakan permintaan jika Anda tidak yakin bahwa lawan bicara setuju dengan Anda dan ingin membantu.

Peran telepon dalam komunikasi bisnis ada dua. Sangat sering, itu mengalihkan perhatian dari tugas-tugas mendesak yang dilakukan di siang hari, tetapi pada saat yang sama mempercepat penyelesaian banyak tugas. Itulah mengapa perlu mempelajari prinsip-prinsip percakapan telepon, yang berkontribusi pada penggunaannya yang lebih efisien.

Sangat penting untuk menguasai teknik komunikasi bisnis bagi karyawan yang pekerjaan spesifiknya adalah percakapan telepon dengan pelanggan potensial. Banyak perusahaan mencoba menjalin kontak dengan penelepon dari kata-kata pertama untuk menjadikannya klien nyata.

Perusahaan bersaing menggunakan cara yang berbeda untuk menarik pelanggan. Tahap penting dalam promosi layanan adalah penjualan telepon, dan oleh karena itu, manajer harus melakukan dialog dengan pelanggan dengan benar dan bijaksana, jika tidak, kontrak yang menguntungkan akan diberikan kepada pesaing.

Kiat-kiat berikut akan membantu Anda mencapai kesuksesan dalam komunikasi bisnis melalui telepon.

• Anda disarankan untuk menelepon seseorang yang telah menyediakan beberapa layanan yang bermanfaat bagi Anda. Kata-kata terima kasih sangat penting untuk kerjasama di masa depan.
• Selalu tersenyum saat melakukan percakapan. Senyum dan optimisme Anda pasti akan dirasakan oleh pelanggan.
• Selama negosiasi, cobalah untuk mengantisipasi jalan pikiran lawan bicara.
• Jangan pernah menggunakan bahasa tidak senonoh atau bahasa sehari-hari. Ini bertentangan dengan budaya komunikasi.
• Gunakan ekspresi dan istilah yang akan dimengerti oleh penelepon.
• Jangan menutup handset dengan tangan Anda saat berbicara secara paralel dengan seseorang. Dengan demikian, rasa tidak hormat ditunjukkan kepada lawan bicara.
• Jelaskan posisi Anda dengan percaya diri dan tepat, karena akurasi adalah milik raja.

• Penting untuk melakukan negosiasi dengan cepat, menjawab pertanyaan yang diajukan tanpa penundaan dan proposal yang membingungkan. Jeda dapat dibenarkan hanya ketika spesialis sibuk mencari dokumentasi yang diperlukan untuk negosiasi. Jika jeda diperpanjang, maka orang tersebut berhak untuk mengganggu komunikasi.
• Di saat-saat telepon, komunikasi nyata atau virtual, perlu untuk bersikap sangat sopan. Berteriak dan berbicara dengan nada tinggi dianggap sebagai pelanggaran etika.
• Ucapkan selamat tinggal kepada lawan bicara dengan benar, karena penyelesaian percakapan yang terampil tidak kalah pentingnya dengan bagian utama dialog. Anda dapat membiarkan penelepon menutup telepon terlebih dahulu. Dengan demikian, Anda akan mengakhiri percakapan dengan ramah.

Tentu saja, untuk komunikasi yang sukses di telepon, Anda harus memiliki diksi yang baik. Untuk membuat pidato Anda ekspresif dan suara Anda menyenangkan, gunakan pelajaran dari video berikut.