Etika dan etika korespondensi bisnis

Realitas bisnis saat ini adalah bahwa hanya 15% dari pengusaha menengah dan besar yang berusaha untuk memperkuat posisi mereka di pasar mencapai tujuan mereka. Karena alasan inilah relevansi etiket bisnis meningkat berkali-kali lipat, karena ketidakpatuhan terhadap norma-normanya, karena sejumlah alasan lain, sering kali menyebabkan putusnya hubungan bisnis yang bermanfaat.

Dalam pengertian luas, etika adalah seperangkat sikap umum yang ditujukan untuk mengatur hubungan sosial. Dengan demikian, etika bisnis berkaitan dengan isu-isu yang berkaitan dengan tatanan yang diterima dan gaya interaksi di bidang bisnis.

Yang merinci aspek etika hubungan bisnis adalah etiket bisnis, termasuk, misalnya, prosedur negosiasi, aturan perilaku perusahaan, tradisi dan ritual bisnis, elemen subordinasi, tata krama dan gaya komunikasi dan penulisan, serta masalah kebenaran dalam hubungan bisnis. berurusan dengan mitra dan rekan bisnis.

Pentingnya etika dan etiket, sebagai bagian integralnya, terletak pada kenyataan bahwa kerangka peraturan yang muncul sebagai hasil dari praktik jangka panjang sangat menyederhanakan komunikasi, menciptakan konteks yang dapat dipahami dan dapat diakses secara umum di bidang bisnis yang memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan dengan benar dan menghemat waktu secara signifikan.

Dengan kata lain, kita berbicara tentang algoritme khusus untuk menyelesaikan masalah bisnis yang memungkinkan Anda untuk menetapkan secara rasional dan bebas konflik dan berhasil mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Tingkat penguasaan algoritma ini memungkinkan Anda untuk menarik kesimpulan langsung tentang tingkat profesionalisme mitra bisnis atau lawan dalam perselisihan bisnis.

Dalam konteks ini, penting untuk mematuhi prinsip-prinsip umum dasar berikut:

• ketepatan waktu di mana-mana dan dalam segala hal;
• kepatuhan terhadap keamanan informasi;
• altruisme suara;
• citra yang menguntungkan sesuai dengan lingkungan bisnis;
• bahasa lisan dan tulisan yang benar;
• mengikuti aturan budaya pidato bisnis.

Jenis korespondensi bisnis beragam dan, dengan tingkat konvensionalitas tertentu, mereka dapat dibagi menjadi dua varietas utama:

• antar negara bagian - antara organisasi negara, perwakilan dan pejabat asing (berbagai catatan, memorandum, dan bentuk lainnya) - elemen hubungan diplomatik;
• sebuah iklan - surat status setengah resmi yang digunakan dalam bidang hubungan bisnis antara lembaga dan organisasi.

Gaya penulisan surat dinas, terlepas dari perbedaan linguistik dan beberapa perbedaan tradisional, memiliki dasar umum tertentu dan sekelompok pedoman yang dikembangkan oleh praktik yang mapan.Misalnya, sejumlah persyaratan berorientasi protokol, yang ditentukan oleh posisi pangkat pengirim dan penerima, didasarkan pada sikap awal saling menghormati dan benar. Oleh karena itu, terlepas dari jenis dokumen, secara struktural harus mengandung unsur-unsur berikut:

• banding (status resmi penerima);
• pujian (akhir surat yang sopan);
• tanda tangan;
• tanggal (hari, bulan, tahun dan tempat penulisan pesan);
• alamat pengirim (nama keluarga, status resmi, alamat ditempatkan di bagian atas atau bawah halaman 1 surat).

Selain itu, ada beberapa peraturan yang berkaitan langsung dengan surat:

• surat bisnis ditulis pada formulir atau lembaran kertas hanya pada sisi depannya;
• penomoran halaman menggunakan angka Arab;
• pesan dieksekusi dalam teks tercetak;
• penghapusan dan koreksi tidak diperbolehkan di badan dokumen;
• dokumen dilipat teks di dalamnya;
• waktu tunggu balasan surat tidak lebih dari sepuluh hari.

Pesan bisnis harus memiliki orientasi target yang jelas dan berisi satu pertanyaan, dan seluruh makna teks harus sepenuhnya tunduk pada isinya, apakah itu tawaran kesepakatan, permintaan komersial, atau hanya informasi terkini.

Klasifikasi pesan bisnis bervariasi dan tergantung pada orientasi target fungsionalnya. Misalnya, surat adalah:

• memberitahukan;
• mengingatkan;
• undangan;
• ulasan informasi;
• perintah;
• menemani;
• tipe yang lain.

Dalam korespondensi komersial, yang paling khas adalah:

• permintaan;
• saran;
• perintah;
• klaim;
• surat jaminan.

Sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, dalam arti definisi yang ketat, surat dibagi menjadi 2 jenis - bisnis dan pribadi-resmi.

Korespondensi yang berjalan antar organisasi dan institusi tergolong bisnis. Surat pribadi-resmi adalah pesan yang dikirim ke institusi oleh orang pribadi, atau, sebaliknya, oleh institusi ke orang pribadi.

Ada sejumlah aturan untuk melakukan korespondensi bisnis.

• Surat itu harus merangsang munculnya kepentingan bisnis pada penerima, secara jelas dan berdasarkan bukti yang meyakinkan, menunjukkan manfaat kemitraan dan tidak layak untuk memutuskan kemitraan. Teks harus memotivasi, memotivasi untuk kerjasama.
• Manifestasi emosi pribadi yang berlebihan dalam surat bisnis bukanlah cara terbaik untuk membuktikan kasus Anda dan menyelesaikan masalah.
• Untuk menghindari overloading dan menyumbat teks surat itu, setiap perbandingan kiasan, metafora, alegori dan hiperbola harus dihindari.
• Untuk presentasi topik yang jelas dan ringkas, lebih baik menggunakan kalimat sederhana, menghindari rincian dan detail yang berlebihan. Gagasan utama pesan harus didukung oleh argumen yang relevan secara eksklusif, yang biasanya ditempatkan di lampiran surat (diagram, grafik, data digital).
• Teks harus dibagi menjadi paragraf, yang masing-masing mewakili pemikiran independen, dimulai pada baris baru.

• Dalam pesan tertulis bisnis, kata sifat deskriptif, klarifikasi dan detail yang tidak perlu tidak boleh digunakan.Di akhir penulisan, disarankan untuk memeriksa dokumen dan menghilangkan frasa yang tidak membawa konten semantik yang relevan.
• Literasi adalah elemen dasar dari teks. Kehadiran ejaan dan kesalahan lain dalam pesan tidak dapat diterima.
• Baris subjek email wajib diisi. Topik dalam dokumen harus direfleksikan secara singkat dan ringkas, ini menghemat waktu saat membaca dan mencirikan pengirim secara positif. Jika surat tersebut dikirim melalui email dan berisi informasi yang sangat penting, maka surat tersebut harus dilengkapi dengan "bendera" khusus yang tersedia di layanan elektronik.
• Keterbacaan teks yang baik disediakan oleh font Arial atau Times New Roman dengan ukuran font sedang. Jika perlu, diperbolehkan untuk menonjolkan ide-ide kunci dalam huruf miring atau tebal.

• Dalam teks, akan berguna untuk menggunakan subpos (3-4), yang memberikan pemahaman yang lebih mudah tentang teks yang disajikan.
• Enumerasi, daftar, dan daftar paling baik dirancang dengan menggunakan penanda khusus.
• Template perusahaan (skema) adalah indikator efisiensi dan objektivitas yang sangat baik dalam komunikasi bisnis. Ini sangat tepat dalam aspek perusahaan, karena memungkinkan Anda untuk menonjol dalam cahaya yang menguntungkan dan mempertahankan resmi yang diperlukan.

Struktur pesan bisnis adalah tipikal. Secara tradisional mengandung:

• pengantar;
• bagian utama;
• kesimpulan.

Pendahuluan merangkum tujuan surat tersebut. Bagian utama menggambarkan esensi masalah. Sebagai kesimpulan, diinginkan untuk meringkas isi bagian utama, misalnya, dalam bentuk kesimpulan. "Skrip tambahan" dan berbagai jenis catatan kaki tidak diinginkan.

Kesimpulannya, ungkapan-ungkapan yang menyerupai manipulasi dalam bentuk tidak tepat, seperti: “Saya berharap kerjasama yang saling menguntungkan” dan sebagainya. Lebih baik mengucapkan selamat tinggal dalam surat bisnis dengan frasa sederhana - "Dengan Hormat", "Semoga Sukses" dan seterusnya.

Di bagian bawah pesan ditunjukkan: nama lengkap, status resmi, nama perusahaan, ditandatangani. Nomor kontak juga ditunjukkan.

Tabel dan grafik dilampirkan sebagai file (paket) terpisah, dengan indikasi ini di akhir surat. Jika ada sekelompok lampiran, maka deskripsi mereka dengan nama diberikan.

Singkatan dan singkatan khusus hanya dapat digunakan jika Anda yakin bahwa penerima pasti akan memahaminya.

Untuk memberikan ketelitian logis yang lebih besar dan konsistensi dalam kosa kata bisnis, giliran bicara berikut digunakan sebagai pengikat:

• untuk alasan ini;
• berdasarkan hal di atas;
• karena ini;
• menurut datanya;
• Berdasarkan ini;
• Mempertimbangkan;
• dan lain-lain.

Di ruang virtual, interaksi bisnis, yang merepresentasikan komunikasi dalam bentuk mini, bersifat spesifik, dan tidak kurang menuntut kepatuhan terhadap norma-norma etiket yang relevan. Pekerjaan yang kompeten dengan surat, sesuai dengan praktik, melibatkan penerapan komentar berikut mengenai volume, norma bahasa, struktur dan format.

• Rumus topik harus benar-benar tepat sesuai dengan subjek yang dinyatakan dalam teks. Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengatur pembaca dengan cara bisnis yang benar.
• Volume optimal dokumen yang dikirim melalui email cocok dengan "satu layar", dengan jumlah teks maksimum - satu lembar dalam format A4.
• Ukuran lampiran yang optimal tidak lebih dari 3 MB.
• Mengirim file disarankan untuk "dikemas" ke dalam arsip pengkodean Zip atau Rar standar. Lainnya sering diblokir selama transfer.
• Hyperlink harus standar (biru, digarisbawahi di bawah).
• Jawaban kepada penerima harus diletakkan di atas, di awal surat, dan bukan di bawah. Ini menyelamatkan sahabat pena dari pengguliran teks sebelumnya yang tidak perlu dan dipaksakan.

• Hal ini diperlukan untuk menggunakan bahasa tulisan yang paling dimengerti oleh pasangan. Pertanyaan tentang kelayakan menggunakan profesionalisme, kosakata internal perusahaan, ekspresi slang dan singkatan (terutama dalam korespondensi eksternal) dalam pesan diputuskan secara terpisah, tergantung pada konteks dan kualitas mitra korespondensi.
• Penting untuk memberi tahu mitra tentang penerimaan pesannya - ini adalah tanda selera yang baik dan bagian dari etiket bisnis, menunjukkan rasa hormat kepadanya.
• Anda harus merespons secepat mungkin. Jika karena alasan tertentu tidak mungkin untuk menjawab dengan cepat, maka mitra harus diberitahu tentang penerimaan suratnya dan menunjukkan waktu tanggapan. Interval waktu yang etis dan nyaman sebelum memberikan tanggapan adalah 48 jam setelah menerima pesan. Setelah waktu ini, orang tersebut biasanya menganggap bahwa pesan tersebut hilang atau diabaikan. Jeda yang berlebihan dalam korespondensi sering dikaitkan dengan risiko kehilangan pasangan dan ditafsirkan dalam bisnis sebagai pelanggaran standar etika.
• Di akhir pesan, detail kontak harus ditempatkan, yang ditunjukkan dalam semua surat tanpa kecuali, terlepas dari urutan pengiriman.
• Selama transfer, penting untuk memberikan perhatian khusus pada masalah kerahasiaan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang etika korespondensi bisnis, lihat video berikut.