Jenis percakapan bisnis

Anda perlu tahu cara melakukan percakapan bisnis dengan benar. Itu harus singkat dan informatif. Selama percakapan bisnis, isu-isu seperti kerjasama lebih lanjut, pekerjaan terutama dipertimbangkan, serta berbagai macam transaksi dilakukan.

Pertama-tama, percakapan bisnis adalah kontak lisan antara sepasang orang yang bermaksud untuk menyimpulkan, memperkuat atau menyelesaikan hubungan bisnis. Kedua, menyiratkan komunikasi verbal antara lawan bicara yang memiliki wewenang untuk menyelesaikan masalah pekerjaan, masalah bisnis. Ketiga, dengan bantuan percakapan, hasil dicapai paling cepat.

Percakapan bisnis adalah jenis komunikasi verbal, dan tidak seperti metode komunikasi lainnya, seperti rapat, korespondensi bisnis, percakapan telepon, percakapan ini memiliki sejumlah keunggulan:

• Percakapan bisnis memungkinkan Anda untuk fokus pada lawan bicara atau sekelompok orang yang berpartisipasi di dalamnya, yang berarti berorientasi pada pribadi.
• Komunikasi langsung berlangsung dalam lingkungan yang nyaman bagi kedua belah pihak, ini mengarah pada pencarian solusi masalah yang lebih cepat.
• Juga, suasana santai menciptakan kondisi yang lebih menguntungkan untuk membangun hubungan pribadi yang kuat, yang dalam pekerjaan mengarah pada komunikasi yang lebih mudah di antara para pihak.
• Kesempatan bagus untuk pendekatan yang lebih fleksibel terhadap materi pelajaran.
• Mengurangi waktu yang dihabiskan, karena lawan bicara segera bereaksi terhadap pernyataan, ini berkontribusi pada pencapaian tujuan yang cepat.
• Jauh lebih mudah untuk secara pribadi meyakinkan lawan bicara tentang kebenaran Anda dan validitas posisi yang diminta, yang akan mengarah pada penerimaan tawaran yang lebih menguntungkan bagi Anda.
• Tingkat kompetensi ketua terus berkembang karena pertimbangan komentar dan penilaian dari pihak lain.

Tugas yang dilakukan dengan melakukan percakapan sangat beragam.

Percakapan bisnis mengandung sejumlah fungsi penting untuk negosiasi. Ini harus mencakup:

• karyawan dari satu area dapat langsung mendiskusikan masalah mendesak dan menemukan solusi untuknya;
• berada di ruangan yang sama, mitra melakukan pencarian bersama untuk solusi, dan juga ada pertimbangan berbagai ide untuk bergerak menuju tujuan;
• probabilitas tinggi untuk menyimpulkan kesepakatan yang menguntungkan untuk bisnis;
• ada koordinasi kegiatan bisnis saat ini, yang mengarah pada pengendalian kualitas tugas yang dilakukan;
• kontak bisnis mudah dipertahankan pada tingkat yang sesuai selama percakapan daripada selama korespondensi;
• karyawan dirangsang oleh ide-ide motivasi untuk berpartisipasi aktif dalam bisnis.

Wawancara bisnis dapat dilakukan dalam tiga situasi berbeda: mempekerjakan karyawan baru, pemecatan, atau percakapan yang bersifat instruktif sehubungan dengan pelanggaran disiplin.

Wawancara kerja berlangsung dalam format Q&A, yang lebih seperti melakukan wawancara. Hal utama adalah mendapatkan informasi yang dapat dipercaya tentang karyawan yang masuk untuk mengidentifikasi kualitas profesionalnya.

Tugas utama percakapan saat melamar pekerjaan:

• mengetahui alasan mengapa seseorang mencari pekerjaan;
• menentukan kompetensinya di bidang kerja yang dipersyaratkan;
• mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, ciri-ciri karakter utama, mungkin ciri-ciri temperamen;
• mempelajari prestasi yang telah dicapai karyawan di masa lalu;
• tanyakan berapa gaji yang dia harapkan;
• menentukan instruksi apa yang dia harapkan dari atasannya;
• menentukan bos apa yang baik dan efektif untuknya.

Percakapan tentang pemecatan karyawan dari pekerjaan dibagi menjadi dua jenis: pemecatan atas kemauan sendiri dan di bawah paksaan (karena pengurangan staf, dll.).

Saat melakukan jenis percakapan pertama, Anda harus:

1. Cari tahu alasan sebenarnya pemecatan seorang karyawan.
2. Tentukan apa yang memotivasinya, apa yang menyebabkan keputusan seperti itu (mungkin ketidakpuasan dengan proses produksi atau kurangnya perhatian manajer, kebencian terhadap rekan kerja).
3. Cari tahu apa yang tidak cocok untuknya dalam pekerjaan dan sebaliknya. Fase ketiga adalah yang paling informatif.

Kebutuhan untuk percakapan seperti itu terletak pada tugas utama pihak berwenang - untuk memperbaiki kesalahan dalam kegiatan manajemen, dan memantau ini di setiap tingkat produksi.

Percakapan dengan seorang karyawan yang harus dipecat disebut "percakapan perpisahan" dalam literatur asing khusus. Ini berlaku sebaliknya:

1. Percakapan tidak pernah dijadwalkan sebelum akhir pekan atau hari libur, karena ini dapat merusak suasana hati dan mempengaruhi tidak hanya karyawan itu sendiri, tetapi juga keluarga dan orang yang dicintainya.
2. Percakapan tidak diadakan di tempat kerja karyawan, serta di ruangan tempat banyak orang bekerja, ini membawa beban emosional yang besar pada bawahan, yang dapat menyebabkan konsekuensi tertentu.
3. Percakapan berlangsung selama 20 menit, karena karyawan yang mendengar berita buruk tidak siap secara emosional untuk mendengarkan apa yang mereka katakan dan memikirkan berbagai fakta yang coba disampaikan oleh manajer, masuk ke suatu posisi.
4. Pihak berwenang harus akurat dalam presentasi dan benar, jika tidak karyawan dapat disusul oleh keraguan tentang keabsahan kata-kata yang diucapkan, yang akan menyebabkan perselisihan dan banding terhadap keputusan. Terutama orang yang emosional bisa langsung menangis di tempat.

Dalam praktik di luar negeri, ada "program rehabilitasi" khusus bagi mereka yang diberhentikan.Dalam praktiknya, pihak berwenang mencari lowongan di perusahaan lain sehingga karyawan, yang putus asa dengan kekuatannya sendiri, tidak menyerah. Ada juga yang berpendapat bahwa program ini berguna untuk menjaga tingkat wibawa orang yang diberhentikan di mata rekan kerja dan rumah tangga.

Pada gilirannya, percakapan disipliner terjadi jika terjadi pelanggaran aturan apa pun. Mereka membutuhkan penilaian kritis terhadap pekerjaan karyawan oleh pihak berwenang. Oleh karena itu, percakapan semacam itu membutuhkan:

1. Manajer berkewajiban untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan tentang karyawan dan posisinya untuk menghindari situasi yang salah. Karakteristik karyawan harus seakurat dan seluas mungkin.
2. Informasi harus datang secara berurutan, karena percakapan yang terstruktur dengan baik mengarah pada pemahaman yang lebih baik tentang masalah di pihak bawahan.
3. Ada satu aturan: Anda tidak dapat mengkritik kepribadian pelaku, perhatian hanya diberikan pada tugas yang salah diselesaikan. Definisi ini harus selalu berlaku.

Alat utama adalah kemampuan untuk mengajukan pertanyaan. Penting untuk selalu mematuhi seperangkat aturan dasar untuk komunikasi verbal yang efektif:

• Penting untuk menjalin kontak yang benar dan jelas dengan lawan bicara yang diberikan kepada Anda untuk mencapai hasil yang baik, dan untuk mengurangi waktu untuk komunikasi yang tidak perlu.
• Penting untuk mempertimbangkan pekerjaan apa yang dia lakukan, menentukan kekuatan resminya, mengajukan pertanyaan tentang batas-batas area kerja untuk mengetahui apa sebenarnya yang menjadi tanggung jawab karyawan tersebut.
• Pengalaman hidup dan pengalaman kerja, serta minatnya di luar lingkungan kerja, proses berpikirnya harus selalu diperhitungkan. Setiap orang adalah individu, yang berarti bahwa setiap orang membutuhkan pendekatannya sendiri. Metode frasa klise tidak akan berfungsi di sini, Anda harus selalu berpikir.
• Anda harus memperlakukan pekerja dengan hormat, tidak memperhatikan kemungkinan cacat bicara atau kekurangan eksternal.
• Tujuan utama dari percakapan bisnis adalah proses penyampaian informasi, itu harus diatur dengan jelas sesuai dengan rencana, tidak takut untuk mengemukakan ide Anda, membantah argumen lawan bicara, memilih argumen yang benar, merumuskan pernyataan Anda secara akurat, dan tidak menuangkan air. Ingat: keputusan selalu mengikuti diskusi.

• Jika Anda berusaha untuk lebih memahami sifat masalah yang muncul, maka Anda dapat menghindari percakapan yang panjang dan tidak perlu "berputar-putar", ini akan membantu Anda memengaruhi orang atau sekelompok orang yang berpartisipasi dalam proses percakapan bisnis dengan lebih kuat. .
• Penyajian dan rumusan masalah yang benar akan mengarahkan Anda pada penilaian yang dapat merangsang lawan bicara untuk mengungkapkan sikapnya terhadap masalah, atau memotivasinya untuk mencari solusi, membebaskannya, dan membuatnya memunculkan ide. Klasifikasi harus jelas.
• Pengorganisasian dialog yang benar halo kepada Anda untuk pemahaman yang lebih baik tentang lawan Anda akan membantu menghindari kebuntuan atau situasi yang dapat membuat marah, gelisah, dan mengganggu. Ini akan membantu menjaga suasana percakapan yang terbaik dan meninggalkan kesan yang menyenangkan setelahnya.

Jelas bahwa aturan untuk mempersiapkan percakapan dapat bervariasi, dan tidak ada yang bisa disebut sempurna. Itu semua tergantung pada situasi saat ini. Namun, akan berguna untuk menunjukkan opsi persiapan berikut:

• untuk memulainya, ini termasuk menyusun rencana wawancara;
• kemudian pengumpulan dan pengolahan materi yang diterima dalam rangka peningkatan kompetensi di bidang unggulan;
• Anda selalu memiliki hak untuk mengedit informasi yang tersedia, karena percakapan bisnis ini diciptakan.

Memilih tempat yang tepat untuk wawancara pasti dapat mempengaruhi hasil wawancara. Ada beberapa pendekatan yang berbeda tergantung pada situasinya. Seseorang yang bukan karyawan perusahaan Anda dapat diundang untuk wawancara di luar gedung kantor.

Contoh lain adalah pertemuan di kantor manajer wawancara, yang biasa disebut ruang khusus. Itu harus dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan. Lingkungan di sekitar Anda dan lawan bicara Anda harus senyaman mungkin, faktor utamanya adalah ketenangan.

Matikan semua telepon. Peringatkan kolega, sekretaris tentang pertemuan yang akan datang, karena orang asing, panggilan telepon tambahan hanya mengganggu, ini dapat mengganggu pencapaian tugas, hanya mengganggu proses.

Ada beberapa aturan "default" yang tidak terlihat, tetapi dapat secara signifikan memengaruhi hasil percakapan bisnis.Teknik yang diterapkan seringkali membawa hasil yang positif. Penting untuk menerapkan model dasar perilaku mitra selama percakapan. Prinsip-prinsip struktural komunikasi bisnis juga akan membantu Anda menaiki tangga karier.

Tidak perlu bertemu dengan karyawan di tempat kerja. Tempat pertemuan dapat ditunjuk sebagai restoran, kafe, klub, dan bahkan rumah. Tujuan yang ingin dicapai adalah kenyamanan. Ini adalah kenyamanan yang membantu untuk mencapai hasil terbaik. Tetapi Anda tidak bisa terlalu terbawa suasana, jika situasinya lebih seperti "intim", ini dapat menyebabkan hasil sebaliknya.

Waktu di mana Anda memutuskan untuk melakukan percakapan bisnis adalah poin yang sangat penting. Hanya memikirkan hal ini, Anda harus membuat janji. Ini akan membantu Anda dan bermain di tangan Anda jika Anda ingin mengalihkan inisiatif ke pihak Anda, tentu saja, dan situasinya sendiri akan lebih mudah dikendalikan dengan cara ini.

Setelah Anda memutuskan tempat dan waktu, Anda perlu menetapkan sendiri tujuan tertentu yang akan atau ingin Anda capai, kemudian mengembangkan strategi yang akan Anda ikuti untuk mencapainya, dan kemudian merumuskan struktur percakapan. Penting juga untuk mempertimbangkan lokasi peserta. Teknologi utamanya adalah Anda harus melihat lawan bicara secara langsung dan pada level yang sama.

Fakta yang berkontribusi pada keberhasilan percakapan bisnis. Pertama-tama, ini harus mencakup profesionalisme, lagi pula, kompetensi di bidang yang dipilih dan visi masalah yang jelas akan membantu Anda mengatasi tugas dengan mudah dan cepat dan mencapai tujuan yang diperlukan.

• Fokus konstan pada hasil akan menjadi keuntungan Anda, hanya pengejaran langsung tujuan yang mengarah pada pencapaiannya, tidak ada yang akan berubah jika Anda terus berbaring di sofa.
• Irama, perlu untuk menggambarkan tugas dan tujuan yang ditetapkan dengan jelas agar dapat mengikuti rencana dengan jelas.
• Kejenuhan penalaran akan menciptakan kesan bahwa Anda adalah orang yang paling tertarik, dan Anda akan mendapatkan "pai".
• Tetapi kita tidak boleh melupakan kerangka untuk mentransmisikan informasi, meskipun sedikit humor akan tetap sesuai.
• Anda tidak perlu takut jika percakapan tidak segera berjalan lancar, seringkali alasan kegagalan tidak hanya terletak pada Anda, tetapi juga pada suasana hati lawan bicara Anda.
• Bagaimana Anda menyajikan informasi sangat penting. Anda selalu harus memilih kata-kata yang tepat. Argumen harus kuat. Suasana hati yang baik. Ada keyakinan dalam suara itu.

• Argumen dan ketegangan yang tidak perlu dalam percakapan harus dihindari. Untuk memulainya, nilai situasi dengan tenang, cobalah mengarahkan percakapan ke arah yang benar dengan bantuan pertanyaan klarifikasi. Anda tidak boleh menunjukkan keraguan diri atau ketidakberdayaan atas nama tujuan - untuk meyakinkan atau meyakinkan lawan bicara.
• Kategorisasi penilaian yang tidak terkendali akan menghancurkan esensi percakapan, ini tidak boleh dilupakan. Orang sering tidak setuju, karena "berapa banyak orang - begitu banyak pendapat." Carilah kompromi, ini selalu menjadi cara terbaik untuk memecahkan masalah dan masalah yang luar biasa.
• Jika Anda harus menjawab keberatan yang diajukan, pertama-tama cobalah untuk meluangkan waktu dan biarkan lawan bicara menjawab pertanyaan mereka sendiri secara mandiri, dan mungkin membantahnya.
• untuk ini, penolakan tidak langsung terhadap masalah, mendengarkan beberapa keberatan cocok, untuk menangkap hal utama, perlu untuk terus berbicara dengan nada tenang, dan kata-katanya harus dilunakkan jika jawabannya tidak menunggu;
• bias dan penilaian pribadi tidak akan membantu Anda;

• seseorang tidak boleh terburu-buru mengambil kesimpulan, karena ada perbedaan antara fakta dan opini;
• dalam kasus di mana lawan bicara mencoba "mengganggu" Anda dengan kesombongan yang cerah dan mencoba berdebat, Anda harus mengambil posisi "menunggu" dan menunggu sampai dia sendiri berhenti;
• jangan lupa: keputusan harus selalu mengikuti diskusi, jika tidak, lawan bicara dapat mengkritik Anda, atau setuju dengan segala sesuatu yang tidak akan mengarah pada hasil yang baik.

Percakapan yang terstruktur dengan baik adalah asisten setia Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu mempersiapkan percakapan terlebih dahulu, mengatur tempat dan waktu pertemuan, menyiapkan entri yang tepat untuk kontak dengan lawan bicara, merumuskan pernyataan masalah dengan benar, memilih argumen yang tepat atau sanggahan dari argumen lawan bicara, menganalisis opsi keluar alternatif, memilih solusi terbaik, memperbaiki kesepakatan, mengucapkan selamat tinggal dengan benar.

Di akhir percakapan, Anda harus menganalisis taktik komunikasi Anda, serta hasil percakapan.

Mempekerjakan karyawan membutuhkan upaya, pengetahuan, dan pengalaman tertentu dari manajer. Pelajari lebih lanjut tentang seluk-beluk melakukan percakapan bisnis saat wawancara.