Seluk-beluk psikologi komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis pada dasarnya berbeda dari percakapan tentang topik sehari-hari. Seluk-beluk psikologi dari jenis percakapan ini membutuhkan pembentukan etiket untuk menyimpulkan kerja sama yang saling menguntungkan.

Komunikasi bisnis adalah penciptaan proses multi-tahap yang kompleks untuk menciptakan hubungan antara lawan bicara yang dihubungkan oleh kepentingan profesional yang sama. Ciri khasnya adalah perilaku tegas dalam batas-batas yang ditetapkan, dibatasi oleh etiket resmi dengan sentuhan toleransi nasional.

Etiket menundukkan dua kategori - daftar peraturan dan instruksi. Yang terakhir mewakili hubungan karyawan dengan posisi yang lebih tinggi, sedangkan norma adalah aspek psikologis dari interaksi antara karyawan dengan posisi yang sama dalam sistem jenjang karir.

Namun, kedua kelompok tunduk pada persyaratan umum kerja sama yang sopan. Kepentingan pribadi, permusuhan, dan suasana hati yang negatif tidak boleh memengaruhi jalannya pekerjaan.

Budaya interaksi komunikatif adalah dalam beberapa tahap utama, yang menyediakan hubungan lebih lanjut antara mitra bisnis:

• Sapaan yang sopan dengan tujuan menunjukkan kepada lawan bicara watak yang ramah. Orang harus saling percaya dalam kegiatan bersama;
• Mengenal satu sama lain melibatkan membangun kontak untuk representasi visual satu sama lain;
• Menargetkan topik tertentu;
• Membahas tujuan atau menyelesaikan masalah akut;
• Hasil percakapan.

Pengetahuan tentang aturan komunikasi bisnis memungkinkan seseorang untuk dengan cepat menaiki tangga karier, meningkatkan status dan signifikansi dalam masyarakat. Dalam proses perbaikan, individu mengembangkan gaya perilaku, yang dalam banyak kasus tergantung pada jenis aktivitas:

1. Humanistik. Pendekatan ini semakin populer, karena melibatkan penyediaan dukungan dan pencarian bersama untuk solusi masalah. Karyawan dianggap sebagai orang dengan kualitas individu, dengan mempertimbangkan emosi dan karakternya;
2. Manipulatif. Seorang manajer atau kolega menggunakan lawan bicara sebagai alat untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya, kontrol ketat pribadi atas kinerja tugas adalah manipulasi satu pasangan atas yang lain;
3. gaya ritual, berbeda dengan humanistik, menyiratkan penciptaan status yang diinginkan dalam masyarakat. Kualitas bisnis dan pribadi dihapus dengan latar belakang "topeng" tertentu, yang karakteristiknya telah ditentukan sebelumnya. Ini adalah peran harian untuk setiap karyawan, dibentuk secara individual.

Pengetahuan tentang kebijakan komunikasi memungkinkan Anda untuk menjalin kontak bisnis, karena komunikasi bisnis merupakan bagian integral dari manajemen proses organisasi. Pemilik, manajer, dan karyawan harus mengomunikasikan pemikiran dan ide mereka secara efektif kepada orang lain di dalam dan di luar perusahaan.

Jenis komunikasi dalam pekerjaan ini adalah transfer informasi secara verbal. Komunikasi verbal dapat berupa pertemuan, percakapan tatap muka, percakapan telepon, dan konferensi video. Ini adalah jenis komunikasi bisnis terbaik, karena memungkinkan lawan bicara untuk mengevaluasi satu sama lain secara visual.

Komunikasi non-verbal diwakili oleh catatan bisnis, surat resmi, dokumen dan berbagai pengumuman. Untuk mengirim jenis pesan yang sama ke beberapa orang, komunikasi non-verbal sangat penting secara praktis. Ini dapat membantu dengan transfer instruksi teknis dan menunjukkan diagram, grafik yang perlu dilihat untuk bekerja.

Juga, komunikasi non-verbal selama pertemuan pribadi diekspresikan dalam berbagai gerak tubuh, postur dan ekspresi wajah. Perilaku membawa informasi tambahan untuk lawan bicara dan membantunya menarik kesimpulan yang tepat.

Teknologi telah membuka bentuk baru komunikasi bisnis. Email, konferensi web, jejaring sosial memungkinkan Anda melakukan komunikasi bisnis dengan beberapa orang secara bersamaan. Situs web resmi perusahaan mengurangi tingkat komunikasi dengan konsumen, sekaligus menunjukkan kekuatan dan karakteristik perusahaan.

Namun, dalam menjalin hubungan bisnis, komunikasi langsung itu penting, yang membantu menjalin kontak mata dan membentuk representasi visual dari lawan bicara. Adalah penting bahwa kedua belah pihak berada dalam waktu dan ruang yang sama, karena peserta perlu membuat kesan yang baik. Kehadiran pribadi dapat memiliki dampak yang kuat pada seluruh proses komunikasi bisnis.

Tergantung pada situasinya, kontak langsung tidak selalu memungkinkan. Tepatnya, serta membahas masalah dengan beberapa orang menciptakan hambatan untuk pertukaran informasi. Akibatnya, komunikasi bisnis mengambil bentuk interaksi yang berbeda:

• Korespondensi bisnis. Perintah, surat dan resolusi adalah bentuk komunikasi tidak langsung. Bentuk komunikasi tertulis diperlukan untuk menyelesaikan konflik atau situasi akut baik di dalam organisasi maupun di antara badan hukum;
• konferensi pers melibatkan menginformasikan publik untuk membahas isu-isu topikal melalui pertemuan pejabat dengan perwakilan media;
• Pertemuan. Hal ini dilakukan secara langsung di dalam organisasi dalam rangka mengatur dan menyelesaikan masalah antar karyawan. Manajer perlu mendiskusikan aktivitas kerja dengan beberapa karyawan pada saat yang bersamaan.

Dalam kegiatan profesional, muncul berbagai situasi yang mencakup bentuk-bentuk komunikasi bisnis. Beberapa tidak dapat diselesaikan tanpa konflik, yang lain membutuhkan pendekatan yang toleran. Proses ini terhambat oleh ledakan emosi individu yang mempertahankan sudut pandang mereka sendiri.

Kehadiran karakteristik pribadi melengkapi definisi komunikasi bisnis. Pihak-pihak yang berinteraksi mengamati etiket mapan, yang berkembang tergantung pada sifat nasional dan profesional. Psikologi, perilaku bahasa, dan gagasan peserta tentang aparatur negara juga memiliki pengaruh yang signifikan terhadap jalannya percakapan.

Strategi yang menjadi dasar percakapan harus dipilih dengan tepat. Untuk tujuan ini, disarankan untuk terlebih dahulu mempertimbangkan karakteristik lawan bicara:

• jenis temperamen dan ekspresi emosi;
• fitur bahasa;
• kebiasaan nasional;
• lingkup profesional;
• posisi di perusahaan;
• toleransi dan sikap terhadap orang-orang dari bangsa lain.

Etika dalam filosofi komunikasi bisnis memegang peranan penting, menjadi isu yang hangat saat ini. Hampir setiap orang melakukan transaksi bisnis sehari-hari. Selain itu, bagian penting dari kehidupan adalah partisipasi dan persiapan untuk kegiatan profesional.

Sebagai bagian dari program kepatuhan etika yang komprehensif, banyak perusahaan telah mengembangkan kebijakan internal yang membahas perilaku budaya karyawan. Kebijakan tersebut diterapkan baik dalam himbauan sederhana untuk mematuhi aturan umum budaya, dan dalam kode yang lebih rinci.

Yang terakhir berisi persyaratan perilaku khusus yang mengungkapkan harapan perusahaan terhadap karyawan. Juga, kebijakan internal adalah daftar rekomendasi untuk memecahkan beberapa masalah umum yang muncul dalam menjalankan bisnis.

Landasan etika bisnis ada dua arah: pragmatisme dan resep. Prinsip pertama melibatkan penggalian manfaat maksimal dari lebih banyak orang. Jumlah pengeluaran harus diimbangi dengan totalitas manfaat dari kontak dan perjanjian bisnis.

Ajaran moralnya adalah keputusan yang dibuat oleh individu tidak boleh bergantung pada konsekuensi dan aturan yang ditentukan oleh masyarakat. Misalnya, organisasi tidak boleh berbohong kepada konsumen mengenai layanan yang diberikan.

Pengetahuan tentang etiket bisnis relevan mengingat fakta bahwa itu membantu peserta dalam percakapan untuk mengambil posisi yang lebih menguntungkan. Namun, lawan bicara harus mempertimbangkan kepentingan satu sama lain dan membangun saling menguntungkan ketika membahas tujuan. Pada saat yang sama, perlu untuk mempertahankan posisi dengan pidato yang disampaikan dengan jelas, merumuskan pikiran Anda dengan benar. Pencapaian hasil yang positif tergantung pada saling pengertian dan kerjasama kedua belah pihak.

Lingkup komunikasi bisnis mempengaruhi hampir semua bidang kehidupan sehari-hari. Interaksi ekstensif seperti itu tidak terkecuali pada daftar komunikasi interpersonal, yang membutuhkan penyesuaian proses.

Jalannya proses negosiasi bisnis didasarkan pada prinsip-prinsip dasar:

• Komunikasi bisnis tidak hanya memengaruhi diskusi tentang masalah tertentu, tetapi juga hubungan pribadi lawan bicara. Jadi, setiap kontak tidak lengkap tanpa bentrokan antarpribadi;
• Kesinambungan percakapan yang dimulai setiap orang melalui gerak isyarat verbal dan nonverbal. Berkat pesan seperti itu, lawan bicara menarik kesimpulan dan memodelkan situasi saat ini;
• Tujuan. Setiap tindakan komunikatif memiliki tujuan khusus: untuk menjalin kontak bisnis atau memecahkan masalah bersama. Bersamaan dengan itu, ada juga tugas-tugas laten. Misalnya, ketika menggambarkan suatu masalah untuk menyampaikan esensi pertemuan, pembicara secara tidak sadar dapat menunjukkan pengetahuan dan kefasihan kepada audiens;
• Multidimensi tidak hanya didasarkan pada sirkulasi informasi antara lawan bicara, tetapi juga pada pengaturan hubungan yang tepat. Percakapan adalah siaran data pribadi dan kesepakatan antara mitra bisnis. Pada saat yang sama, ada manifestasi dari latar belakang emosional antara kepribadian. Misalnya, salah satu lawan bicara mampu mengekspresikan posisi dominan relatif terhadap pasangannya.

Aturan perilaku menentukan nada percakapan. Setiap gerakan yang salah dan kata-kata yang ceroboh dapat menggagalkan kesepakatan jutaan dolar, sementara disposisi yang baik hati akan membantu untuk menyimpulkan kontrak yang menguntungkan. Penting untuk mengetahui daftar norma dasar untuk hasil positif dari komunikasi bisnis.

Penting untuk menjaga kecepatan percakapan yang optimal dan menggunakan teknik psikologis. Percakapan yang lambat mengalihkan lawan bicara dari pertukaran informasi utama.Berkat pidato cepat, sebaliknya, hampir tidak mungkin untuk menyampaikan informasi yang diperlukan kepada pendengar. Dengan menyelingi pesan panjang dan pendek, hasil positif dapat dicapai.

Kalimat yang sarat dengan informasi harus dipecah menjadi kalimat yang lebih kecil dan mudah dicerna. Namun, Anda tidak boleh hanya menggunakan bagian-bagian pendek yang tidak memberikan kesan yang benar.

Saat membuat gambar, disarankan untuk mengikuti beberapa aturan yang meningkatkan tingkat keberhasilan:

1. Memulai percakapan tidak boleh dibebani oleh proposal bisnis. Lawan bicara dapat menganggapnya sebagai serangan agresif, yang akan segera dia tanggapi dengan permusuhan ekstrem terhadap percakapan;
2. Pertanyaan yang diajukan dengan benar akan membantu mengarahkan lawan bicara ke pemikiran yang benar dan mencairkan percakapan yang tegang;
3. Anda tidak boleh secara terbuka mengungkapkan sudut pandang Anda sendiri. Jika hal ini tidak dapat dihindari, maka perlu untuk menyamarkan pemikiran tersebut sebagai opini subjektif yang diungkapkan dengan lembut dan tidak mencolok;
4. Komunikasi bisnis membutuhkan rasa hormat terhadap etiket. Melampaui batas norma budaya berdampak negatif terhadap jalannya komunikasi;
5. Tidak disarankan untuk mengungkapkan solusi yang sudah jadi. Mendorong kesimpulan independen berkontribusi pada lokasi lawan bicara dan hasil yang menguntungkan dari kontak interpersonal.

Kemampuan untuk mengartikulasikan pemikiran dengan jelas dan strategi yang tepat dapat meningkatkan peluang untuk mencapai tujuan Anda. Pada saat yang sama, para peserta harus memainkan perannya sendiri dalam kerangka kerja sama yang saling menguntungkan. Teman bicara perlu mempertimbangkan kepentingan satu sama lain dan mengamati norma-norma budaya yang ditetapkan.

Saat melakukan komunikasi bisnis, seseorang tidak boleh meninggalkan ruang profesional.Dalam kehidupan sehari-hari, lawan bicara dapat menjadi manajer dan karyawan tingkat menengah. Kedua peserta mengamati peran aktivitas profesional. Kolaborasi dan interaksi aktif penting dalam pekerjaan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang keterampilan komunikasi bisnis yang paling penting, tonton video berikut.